Blog do Inédito

Gestão do tempo, você precisa de mais ou demais?
18/Nov/18autor: Emerson Dias
Gestão do tempo, você precisa de mais ou demais?

Você sabia que para ter mais tempo disponível, você não precisa de nada demais, ou seja, não precisa de mais horas.  Você precisa, no entanto, aprendera organizar a sua própria vida!

Quando é que você vai poder dizer que quem controla a sua vida é você e não as coisas que acontecem ao seu redor? Que você é capaz de sair desse  redemoinho?

Para conseguir responder a essas questões de forma afirmativa, você necessariamente precisará ter o mínimo de controle sobre o seu tempo e, portanto, produtividade pessoal. Legal. Mas, o que é gestão de tempo? O que é produtividade pessoal?

Eu diria que é, simplesmente, fazer escolhas e priorizar, dentro daquilo que faz sentido para você, aquilo que é o seu objetivo!

E por que falar sobre a gestão do tempo e a produtividade pessoal é importante?

Porque tempo é o bem mais precioso que temos, mais até do que dinheiro. Afinal, usamos nosso tempo para, inclusive, ganhar dinheiro e, certamente, ninguém rasga dinheiro. Então, por que desperdiçaria tempo?

Mas não se pode falar sobre gestão do tempo e produtividade, sem antes falar em objetivos.

A propósito, quais são seus objetivos? Liste 3, sejam profissionais ou pessoais! Quais são eles?

Se você não consegue responder a esta pergunta, isto significa que você não sabe para onde está indo e, sem saber para onde se vai, qualquer caminho pode ser escolhido, o que implica diretamente em não ter que escolher ou priorizar nada. Todavia, isto também resulta diretamente em não alcançar nada.

Agora, se você consegue listar 3 objetivos, aí sim, você tem condições de aprender a fazer a gestão do seu tempo. Veja que isso nada mais é do que fazer escolhas de onde alocar seu tempo, devendo este ser alocado naquilo que te aproxima ou te faz concluir os seus objetivos.

É o que chamo de atividade de alto retorno, tudo que faz com que você esteja mais próximo de alcançar seus objetivos, deve preencher ao máximo sua agenda.

O que não faz parte disso, pode ser classificado como de baixo, médio ou nenhum retorno e deve ter o seguinte tratamento: devem ser eliminados de sua agenda! Se não conseguir eliminar, devem ter reduzido o tempo investido ou, eventualmente, você pode encontrar uma maneira de delegar para alguém.

Exemplo: João, muito atarefado, não tinha “tempo para nada”. Conversando com ele, percebi que tinha alguns objetivos, quais sejam: tocar bateria, ensinar a filha a melhor lidar com dinheiro e fazer atividades físicas.  Como, porém, encaixar estes objetivos pessoais na sua atribulada agenda profissional? Talvez este também seja seu dilema, amigo leitor.

Simples, é preciso medir!

Pedi a João que, ao longo de 30 dias, anotasse sua rotina. Isto é, tudo o que ele fizesse, todos os dias, deveria ser registrado. Para não ficar muito complicado, pedi a ele que marcasse blocos de uma hora cada, e anotasse as atividades feitas naqueles blocos de tempo.

Ao final do período, avaliamos tudo que ali foi anotado, e fomos classificando por grupos de atividade.  Descobrimos muita coisa, por exemplo, que ele tinha o hábito de fazer reuniões individuais com a equipe onde era obrigado a repetir por diversas vezes a mesma fala. Também gastava várias horas ao longo da semana regando suas plantas antes de sair de casa, era sua terapia matinal, dentre outras tarefas.

Como resolver?

Com a implantação de uma reunião geral da equipe para tratar o que é comum a todos, ganhamos um bom tempo na agenda. Sendo assim, as reuniões individuais ficaram mais curtas e focadas no que era de fato individual. Esses pequenos ajustes possibilitaram que João saísse mais cedo às terças e quintas para frequentar a academia de ginastica. Vale ressaltar que a atividade física deu a ele noites de sono melhores e já não toma mais remédios.

Para as plantas, estabelecemos uma atividade para sua filha, que passou a regá-las duas vezes por semana, o que fez sobrar tempo para João voltar às aulas de bateria. As plantas não perderam em nada e sua filha passou a receber uma mesada atrelada a esta tarefa.

Conclusão: Os objetivos de João, que antes não cabiam na agenda, passaram a caber.

O que podemos aprender com este caso real? E como você pode aplicar na sua vida?

Deixo aqui dez dicas:

Primeiro: não se pode produzir tempo, todos temos as mesmas 24 horas em nosso dia a dia, a escolha de onde alocamos o nosso tempo é que fará a diferença entre aqueles que tem produtividade pessoal, porque fazem gestão do tempo, e aqueles que não tem tempo para nada na vida. Então, medir é necessário! Só se melhora o que se mede.

Segundo: olhe para a sua agenda, ela dirá quais têm sido suas prioridades. Se você não está contente, é preciso mudar. Recomendo iniciar pela definição de objetivos claros para si.

Três: Use este mantra: “Quem gerencia suas ações, aumenta sua produtividade!”

Quatro: uma vez definidos os objetivos, é preciso ter foco na execução da rotina das atividades para não absorver aquelas que tenham baixo retorno. “Disciplina é liberdade” cantou Renato Russo, na canção “Há Tempos”.

Cinco: programe ao máximo suas atividades. É claro que não se pode controlar tudo, imprevistos sempre acontecem. Por isso mesmo é preciso deixar espaço na agenda para eles, pois imprevistos acontecerão e isso é previsível. Se não acontecerem, use o tempo reservado para atividades relacionadas a algum objetivo seu.

Seis: tenha foco, desempenhar várias funções é menos produtivo do que realizar uma por vez. A ciência tem mostrado isso. O cérebro não consegue executar duas tarefas com excelência ao mesmo tempo. Produtividade não é fazer várias coisas, é fazer as coisas que foram programadas para serem feitas.

Sete: faça agora, ficar deixando para depois é um grande inimigo da produtividade. Portanto, quando for a hora reservada para a atividade, faça!

Oito: reveja horários, defina prazos para terminar suas atividades.  Em vês de programar uma hora de reunião, defina 47 ou 52 minutos. É uma questão de hábito. O que é para ser tratado em uma hora, pode ser, em menos, e você ganha alguns minutos no seu dia.

Nove: tenha um tempo para não fazer nada, descanso é essencial para trabalhar em alto nível e ser criativo. Dormir bem é um ato de produtividade, e deveria ser um objetivo de todos relacionado à boa saúde.

Dez: mantenha um hobby. Além do descanso, fazer atividades que tragam prazer ajudam no trabalho e nos tornam mais sociáveis, isso aumenta nossa criatividade e, com criatividade, economizamos tempo.

Como falei no início, gestão do tempo nada mais é do que priorizar a sua própria vida, vamos começar?

Sobre definição de objetivos recomendo meu livro: O inédito viável

E meu treinamento sobre produtividade pessoal

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